Ik werk nu bijna 14 jaar in dit werkveld en vind het nog net zo interessant als toen ik begon. Teamsecretaresse zijn bij Jeugdzorg is een veelzijdige functie waar je van alles doet voor een team.
Ik werk voor de medewerkers SAVE en zorg ervoor dat WIJZ (documentatiesysteem) dagelijks wordt bijgewerkt. Hierin worden o.a. diensten aangemaakt, documenten geüpload, aangemaakt en geredigeerd. Ik zorg er met mijn team voor dat alle documenten voorzien zijn van de nodige handtekening, referenties en dat het terecht komt waar het moet zijn. Af en toe mag ik notuleren bij een klachtgesprek om de medewerkers te ontlasten. Dit is het enige moment dat ik contact met cliënten heb en dat is toch wel leuk.
Een nieuwe zaak begint met een aanmelding vanuit Veilig Thuis via de mail. Die zet ik in het systeem en stuur ik door naar het team. De casus wordt op naam van een medewerker gezet. Er worden brieven gestuurd naar de client met folders. Je bent een beetje een duizendpoot: redigeren van stukken, vragen beantwoorden van de medewerkers, registreren van informatie etc. Het is (ook) een controlerende functie naar de medewerkers toe: heb je alle benodigde handtekeningen? Is het compleet? Als het papierwerk niet compleet is, gaat een rechter niet akkoord en ga je achterlopen.
Je bent een belangrijke schakel voor de regiomanagers, want die zien lang niet alles.
Het werk is nooit saai, want het is zo divers en verandert geregeld. Je moet zeker bijblijven, want vandaag gaat het zo en morgen misschien niet meer. Wat ik het mooist vind aan dit werk is om alles soepel te laten verlopen. Dat alles op tijd en goed op de juiste plek komt. Je bent er ter ondersteuning, om uitleg te geven, om te beoordelen, te prioriteren en processen te versoepelen.
Sinds kort doen wij ook dossierinzage erbij. Wij vragen dossiers op en screenen deze omdat niet iedereen alles mag lezen. Dit vraagt veel tijd, want soms zijn de dossiers duizenden pagina’s en jij moet bepaalde teksten zwart maken. Je krijgt een maand de tijd om dit aan te leveren. Dit is een intensieve manier waarmee ik in ‘contact’ kom met alle informatie betreft een cliënt. Ik lees alle informatie grondig, toch sta ik er dusdanig ver van af dat het mij niet raakt.
Het kan pittig werk zijn, maar je werkt met een team en je kunt het verdelen. De een vindt bijvoorbeeld met Excelbestanden werken helemaal geweldig en de ander, zoals ik, vind dossierinzagen weer leuker. Een goede overdracht is het halve werk en vraag om hulp, verdeel je werk desnoods als het teveel is.
“Teamsecretaresse is een spin in het web zijn:
je zit overal tussenin en het is een centrale functie. Je weet van veel dingen een klein beetje”
Mijn advies voor starters is: probeer niet alles tegelijk te willen snappen of kunnen. Als je hier een jaar werkt dan snap je het en kun je lekker mee veranderen. Het kost tijd. Het is geen hogere wiskunde, maar de veelheid en diversiteit van het werk maakt het ingewikkeld. Het is een erg leuke baan en een fijne afdeling. Je werkt met leuke, geïnteresseerde en open mensen die graag willen samenwerken. Iedereen heeft hart voor de zaak.